Dokumenty potrzebne do odprawy celnej w imporcie z Chin

Import towarów z Chin do Polski to proces wymagający nie tylko sprawnej logistyki, ale przede wszystkim starannie przygotowanej dokumentacji celnej. Jej brak może prowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów, a nawet do zatrzymania towaru przez służby celne. Poniżej przedstawiamy, jakie dokumenty są wymagane przy odprawie oraz na co warto zwrócić szczególną uwagę.

Faktura handlowa

Jednym z najważniejszych dokumentów celnych podczas importu z Chin jest faktura handlowa (Commercial Invoice), wystawiana przez chińskiego dostawcę. Zawiera dane dostawcy i importera, takie jak nazwa, adres oraz numer telefonu. Zawiera również numer faktury oraz datę jej wystawienia. Faktura musi zawierać dokładny opis towaru – nazwę, ilość, cenę jednostkową i całkowitą. Wskazuje warunki dostawy zgodne z Incoterms, np. FOB czy CIF. Zawiera też informację o kraju pochodzenia, np. China. Na końcu powinna być podpisana i opieczętowana przez eksportera. Dokument ten stanowi podstawę do wyliczenia należności celno-podatkowych i jest weryfikowany przez urząd celny.

Sprawdź, jak naliczane są cło, VAT i inne podatki przy imporcie z Chin.

Lista pakowa

Packing List, czyli specyfikacja ładunku, zawiera szczegółowe informacje o przesyłce. Powinna być spójna z fakturą handlową i dokumentem przewozowym. Zawiera nazwę i ilość towaru, liczbę kartonów lub opakowań, wagę netto i brutto oraz objętość przesyłki (CBM). Lista ta jest wykorzystywana przez celników do weryfikacji zgodności fizycznego ładunku z dokumentacją. W przypadku niezgodności odprawa może zostać wstrzymana.

List przewozowy

List przewozowy to dokument transportowy potwierdzający załadunek i zobowiązanie przewoźnika do dostarczenia towaru do miejsca docelowego. W zależności od rodzaju transportu może to być morski konosament (B/L – Bill of Lading), lotniczy list przewozowy (AWB – Air Waybill) lub dokument kolejowy (CIM/SMGS). Zawiera on dane nadawcy i odbiorcy, wagę, objętość, numery kontenera i plomb, a także dane dotyczące portów załadunku i rozładunku. W przypadku konosamentu często wymagany jest oryginał lub tzw. Telex Release, który umożliwia odbiór towaru bez fizycznego dokumentu.

Potwierdzenie płatności

Choć nie zawsze wymagane, potwierdzenie płatności bywa często potrzebne, zwłaszcza gdy pojawiają się wątpliwości co do zadeklarowanej wartości celnej. Dowód przelewu może potwierdzić, że wskazana na fakturze cena jest rzeczywista i że nie została zaniżona w celu uniknięcia części opłat celnych. Brak takiego dokumentu może opóźnić proces ustalenia wartości celnej towaru.

Deklaracja zgodności CE

W przypadku importu towarów objętych unijnymi dyrektywami – takich jak elektronika, maszyny czy zabawki – konieczne jest posiadanie deklaracji zgodności CE oraz oznakowania CE na produkcie. Deklaracja CE potwierdza, że wyrób spełnia europejskie normy bezpieczeństwa. Dokument ten wystawiany jest przez producenta i wskazuje, że produkt spełnia wymagania odpowiednich dyrektyw, takich jak: EMC (kompatybilność elektromagnetyczna), LVD (niskonapięciowa), RoHS (ograniczenia substancji niebezpiecznych), czy dyrektywa 2009/48/WE dotycząca bezpieczeństwa zabawek.

Dowiedz się, kiedy wymagane są certyfikaty CE, RoHS i REACH i jak je prawidłowo przygotować

Świadectwo pochodzenia

Świadectwo pochodzenia (Certificate of Origin) pozwala organom celnym zweryfikować, czy towar rzeczywiście pochodzi z deklarowanego kraju. Może to mieć wpływ na wysokość należności celnych, szczególnie jeśli dla danego kraju przewidziane są preferencje celne lub obowiązuje cło antydumpingowe. Taki dokument jest często wymagany przy imporcie tekstyliów, chemikaliów lub produktów objętych umowami handlowymi.

 

Dodatkowe certyfikaty i wymogi

W przypadku importu niektórych grup towarów – np. produktów spożywczych, medycznych, kosmetyków czy wyrobów chemicznych – konieczne może być przedstawienie dodatkowych dokumentów. Mogą to być certyfikaty REACH, RoHS, CITES, dokumentacja sanitarna i fitosanitarna (np. dla roślin, przypraw lub żywności), a także odpowiednie licencje importowe.

Przeczytaj więcej o normach i wymogach przy imporcie zabawek z Chin.

Zgłoszenie celne importowe

Każdy importer działający na terenie UE musi posiadać numer EORI (Economic Operator’s Registration and Identification). W Polsce składa się on z prefiksu PL, numeru NIP i pięciu zer – razem 17 znaków. Numer ten umożliwia składanie elektronicznych zgłoszeń celnych, np. w systemie AIS/IMPORT.

Dokumentem składanym do urzędu celnego jest tzw. SAD (Single Administrative Document). Zawiera on szczegóły dotyczące importu i może być przygotowany przez agencję celną lub samodzielnie przez importera.

Cło i VAT

Podczas odprawy należy zapłacić cło oraz podatek VAT. Stawka celna zależy od kodu CN towaru oraz kraju pochodzenia, zgodnie z klasyfikacją TARIC/ISZTAR. VAT w Polsce wynosi 23% i naliczany jest od wartości towaru powiększonej o koszty transportu i wysokość cła. Przykładowe stawki celne: sztuczna biżuteria – 4%, elektronika użytkowa – od 0% do 14% (w zależności od rodzaju), tekstylia – do 12%.

Czas trwania odprawy

Standardowa odprawa celna trwa zazwyczaj od 1 do 3 dni roboczych. Jeżeli dokumentacja jest niekompletna, proces może się jednak wydłużyć do kilku tygodni. Brak kluczowych dokumentów – takich jak deklaracja CE, numer EORI czy prawidłowa faktura – może skutkować wstrzymaniem odprawy, dodatkowymi kosztami, a nawet karami administracyjnymi.

Zobacz listę najczęstszych błędów popełnianych przy imporcie z Chin i jak ich skutecznie unikać

Najważniejsze informacje:

Podstawowe dokumenty niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej to: faktura handlowa, lista pakowa, list przewozowy, odpowiednie certyfikaty (np. CE, świadectwo pochodzenia), zgłoszenie celne (SAD) oraz numer EORI. Ich brak może prowadzić do kosztownych opóźnień. Warto korzystać z dostępnych systemów, takich jak ISZTAR czy TARIC, aby odpowiednio wcześniej sprawdzić wymogi i stawki celne dla konkretnego towaru. Współpraca z doświadczoną agencją celną może znacząco usprawnić proces importu.

O autorze

Jacek Starzyński to współtwórca firmy MyChinaPal, specjalizującej się w kompleksowej obsłudze importu z Chin. Doświadczenie w handlu międzynarodowym zdobywał, prowadząc firmę importową i na co dzień koordynując cały proces sprowadzania towarów – od komunikacji z chińskimi producentami, przez kontrolę jakości, aż po weryfikację dokumentacji i zgodność produktów z wymaganiami rynku europejskiego.

Równolegle studiuje medycynę na Śląskim Uniwersytecie Medycznym. Łącząc wiedzę z zakresu importu i ochrony zdrowia, dąży do tego, by nowoczesny sprzęt medyczny trafiał do polskich placówek w najwyższej jakości i możliwie najkorzystniejszych warunkach cenowych.