Współzałożyciel firmy MyChinaPal, specjalizującej się w kompleksowym wsparciu polskich przedsiębiorców w imporcie i eksporcie towarów z i do Chin. Przez osiem lat mieszkał i pracował w Chinach, biegle posługuje się językiem chińskim i zna od podszewki realia lokalnego rynku. Zajmuje się doborem fabryk, negocjacjami handlowymi, kontrolą jakości, organizacją transportu oraz odpraw celnych. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w handlu międzynarodowym i logistyce, pomaga firmom skutecznie wprowadzać produkty z Chin na rynek europejski, a także oferuje wsparcie przy ekspansji na rynek chiński.
Dlaczego warto importować z Chin?
Import z Chin to dla wielu firm realna szansa na zwiększenie marży i rozszerzenie oferty. Chiński rynek oferuje nie tylko konkurencyjne ceny, ale też elastyczność produkcyjną, szybki czas realizacji i dostęp do tysięcy wyspecjalizowanych dostawców. Sprowadzanie towarów z Chin to jednak nie tylko zamówienie i dostawa – to proces obejmujący wybór producenta, kontrolę jakości, logistykę importową z Azji oraz odprawę celną i podatki.
Dobrze zaplanowany proces importu pozwala uniknąć najczęstszych błędów i skutecznie wprowadzać produkty z Chin na rynek UE. Czy potrzebujesz pośrednika w handlu z Chinami? Jakie formalności celne są wymagane? Na te i inne pytania odpowiemy w dalszej części artykułu.
Przygotowanie do importu
Rejestracja EORI i BDO
Zanim rozpoczniesz procedurę importu z Chin, musisz spełnić konkretne wymogi formalne. Pierwszym krokiem jest założenie działalności gospodarczej oraz uzyskanie numeru EORI – to obowiązkowa identyfikacja importera w systemie celnym Unii Europejskiej. Jeżeli sprowadzasz produkty w opakowaniach, niezbędna będzie także rejestracja w systemie BDO, co wiąże się z opłatami i corocznym obowiązkiem sprawozdawczym.
Warto mieć świadomość, że pozornie prosty import może szybko okazać się skomplikowany – zwłaszcza jeśli nie masz doświadczenia w kontaktach z chińskimi dostawcami, analizie dokumentów czy weryfikacji certyfikatów. Z pozoru drobne błędy, np. brak właściwej deklaracji zgodności, mogą skutkować zatrzymaniem towaru na granicy lub koniecznością jego utylizacji. Właśnie dlatego wielu importerów decyduje się na współpracę z wyspecjalizowaną firmą, która prowadzi cały proces od A do Z i przejmuje formalności na siebie.
Wymagania prawne i produktowe
To także moment na określenie, co konkretnie chcesz importować i czy Twój produkt podlega europejskim regulacjom. Jakie certyfikaty są wymagane? Jak wygląda odprawa celna i kto ponosi za nią odpowiedzialność? Jeśli nie masz pewności – skorzystanie ze wsparcia doświadczonego partnera pozwala uniknąć wielu ryzyk i błędnych decyzji.
Odpowiednie przygotowanie – formalne i logistyczne – to fundament bezpiecznego i legalnego handlu z Chinami.
Znalezienie dostawcy i weryfikacja
Gdzie szukać dostawcy
Chiński rynek dostawców jest ogromny – i właśnie dlatego tak łatwo o pomyłkę. Choć platformy takie jak Alibaba czy 1688 oferują tysiące produktów, to nie zawsze masz pewność, kto tak naprawdę znajduje się po drugiej stronie – producent czy tylko pośrednik. Niska cena może oznaczać kompromisy jakościowe, problemy z komunikacją lub brak kontroli nad produkcją.
Weryfikacja dokumentów i audyt fabryki
Dlatego kluczowe jest, by przed złożeniem zamówienia przeprowadzić solidną weryfikację dostawcy. Jednym z podstawowych kroków jest sprawdzenie jego licencji biznesowej w chińskim rejestrze GSXT. Dla większego bezpieczeństwa – zwłaszcza przy zamówieniach hurtowych – warto zlecić zewnętrzny audyt fabryki lub inspekcję poprodukcyjną.
Samodzielna weryfikacja bywa jednak trudna – bariera językowa, brak znajomości realiów prawnych i kulturowych to codzienne wyzwania w handlu z Chinami. Profesjonalne wsparcie na tym etapie pozwala uniknąć kosztownych błędów i budować relacje z dostawcami na klarownych zasadach.
Weryfikacja dostawcy to kluczowy etap – należy pozyskać licencję biznesową i sprawdzić ją w rejestrze GSXT (odpowiednik polskiego KRS). W przypadku dużych zamówień lub wątpliwości, warto zlecić audyt na miejscu lub przeprowadzić inspekcję poprodukcyjną.
Negocjacje warunków handlowych
Kluczowe elementy umowy
Negocjacje z chińskimi dostawcami bywają wymagające – nie tylko ze względu na barierę językową, ale także różnice kulturowe i odmienne podejście do biznesu. Samodzielne ustalanie warunków może prowadzić do niejasnych zapisów i późniejszych nieporozumień, dlatego warto skorzystać ze wsparcia osób doświadczonych w komunikacji handlowej z Chinami.
Ważne, by na etapie negocjacji ustalić:
- minimalną ilość zamówienia (MOQ),
- ceny jednostkowe i walutę rozliczenia,
- czas realizacji produkcji i ewentualne opóźnienia,
- formy płatności (najczęściej T/T, L/C – każda z nich wiąże się z innym poziomem ryzyka),
- warunki Incoterms (np. EXW, FOB, CIF, DDP), które określają, kto ponosi odpowiedzialność na każdym etapie transportu.
Ryzyka i egzekucja kontraktu
Nieocenionym narzędziem jest dobrze przygotowany kontrakt handlowy – powinien zawierać szczegółowe zapisy dotyczące jakości produktów, procedur reklamacyjnych, warunków płatności oraz odpowiedzialności w przypadku opóźnień lub niezgodności.
Warto też pamiętać, że egzekwowanie zapisów kontraktu międzynarodowego – zwłaszcza w przypadku sporów z firmą zarejestrowaną w Chinach – może być kosztowne, czasochłonne i trudne do przeprowadzenia z poziomu Europy. Dlatego zdecydowanie korzystniej jest, gdy umowa podpisywana jest przez zaufanego partnera lokalnego, działającego na miejscu, na gruncie prawa chińskiego. Tylko wtedy możliwe jest skuteczne dochodzenie roszczeń w realnych warunkach działania kontrahenta.
Transport i logistyka
Odprawa celna w Chinach
Warto zacząć od zrozumienia, że procedura odprawy celnej nie zaczyna się dopiero w Europie – pierwszym etapem jest eksportowa odprawa celna po stronie chińskiej. To właśnie tam, przed załadunkiem, towar musi zostać zatwierdzony do wywozu, a dokumenty przewozowe muszą zostać zgodnie wystawione. Wymaga to współpracy z odpowiednimi agencjami i posiadania tzw. licencji eksportowej. Jeśli producent jej nie posiada, trzeba skorzystać z pośrednika, który działa w ramach własnej licencji – co wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami.
Firma MyChinaPal obsługuje odprawy eksportowe na miejscu w Chinach, zdejmując z klientów ten obowiązek. Dzięki temu nie musisz przejmować się lokalnymi procedurami i barierami językowymi – całość formalności eksportowych przechodzi przez zaufanych agentów celnych, z którymi pracujemy od lat.
Rodzaje transportu i ich opłacalność
Organizacja transportu to kolejny etap, który może z pozoru wydawać się prosty, a w rzeczywistości bywa jednym z najbardziej złożonych. Wybór między transportem morskim, kolejowym, lotniczym czy kurierskim powinien być podyktowany nie tylko ceną, ale także charakterystyką towaru, jego wartością i terminem dostawy.
Bez odpowiedniego doświadczenia trudno właściwie ocenić, która opcja będzie najbardziej opłacalna w danym przypadku. Niedoświadczeni importerzy często nie uwzględniają kosztów lokalnych w Chinach (tzw. local charges), opłat terminalowych, konieczności posiadania licencji eksportowej czy ryzyka związanego z warunkami Incoterms.
Współpraca z partnerem logistycznym, który zna realia transportu z Chin i potrafi przewidzieć ukryte koszty, pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i zyskać pełną kontrolę nad przesyłką.
Ubezpieczenie cargo
Niezwykle istotnym, a często pomijanym elementem całej operacji, jest również ubezpieczenie transportu. Towar, który pokonuje tysiące kilometrów – często drogą morską – jest narażony na ryzyko uszkodzenia, zalania, zgubienia lub kradzieży. Ubezpieczenie cargo chroni Twoją inwestycję i daje realne podstawy do dochodzenia roszczeń w przypadku szkody. Warto je uwzględnić już na etapie planowania importu – zarówno dla kontenerów pełnych (FCL), jak i drobnicy (LCL), a także transportu lotniczego i kolejowego.
Odprawa celna i wymagane dokumenty
Obowiązkowe dokumenty przy imporcie
Odprawa celna to moment, w którym najczęściej wychodzą na jaw błędy popełnione wcześniej: brak kompletu dokumentów, nieprawidłowe kody celne, niezgodność towaru z deklaracją lub nieważne certyfikaty. Jeśli nie masz doświadczenia w imporcie, ryzyko zatrzymania towaru lub dodatkowych kosztów jest realne.
Do podstawowych dokumentów należą:
- faktura handlowa (CI),
- lista pakunkowa (PL),
- list przewozowy (np. BL, AWB lub CIM),
- świadectwo pochodzenia,
- raport z badań i deklaracje zgodności (jeśli produkt podlega dyrektywom UE),
- certyfikaty importowe (np. CE, RoHS, LFGB),
- CITES – w przypadku towarów objętych ochroną środowiska,
- certyfikat fumigacji – dla produktów zawierających drewno.
Konsekwencje błędów dokumentacyjnych
Współpracując z doświadczoną firmą importową, zyskujesz pewność, że cała dokumentacja zostanie właściwie przygotowana i przekazana do agencji celnej – bez ryzyka przestojów, kar czy konieczności utylizacji towaru.
Koszty importu: cło, VAT i dodatkowe opłaty
Cło i stawki VAT
Prawidłowe oszacowanie kosztów importu to podstawa rentowności. Niestety, wielu początkujących importerów skupia się wyłącznie na cenie zakupu towaru, pomijając dodatkowe opłaty, które mogą istotnie wpłynąć na ostateczny koszt.
Do podstawowych kosztów należą:
- cło – jego wysokość zależy od klasyfikacji towaru w systemie ISZTAR,
- VAT – w większości przypadków 23%, ale niektóre towary podlegają stawkom obniżonym (8%, 5%, a nawet 0%),
- koszty transportu i ubezpieczenia,
Koszty ukryte i operacyjne
- opłaty lokalne w Chinach,
- usługi pośrednictwa, inspekcji, tłumaczeń i odprawy celnej.
Nieprawidłowe wyliczenia mogą sprawić, że towar przestanie być konkurencyjny lub wręcz nieopłacalny. Dlatego warto korzystać z kalkulacji przygotowanych przez osoby, które mają doświadczenie w szacowaniu całkowitego kosztu importu.
Wprowadzenie produktu na rynek UE
Oznakowanie i instrukcje użytkowania
Sama odprawa celna to nie wszystko. Aby legalnie sprzedawać produkt w Polsce lub w innych krajach Unii Europejskiej, musisz zadbać o jego pełną zgodność z przepisami.
Oznacza to m.in.:
- prawidłowe oznakowanie (np. znak CE, symbol kieliszka i widelca dla produktów do kontaktu z żywnością),
- dołączenie instrukcji w języku polskim,
Obowiązki w systemie BDO
- spełnienie wymogów BDO (dla produktów w opakowaniach)
- rejestracja w systemie (100 zł mikrofirma / 300 zł pozostałe firmy),
- prowadzenie ewidencji masy opakowań i składanie sprawozdań rocznych,
- opcjonalnie: zawarcie umowy z organizacją odzysku (zamiast opłaty produktowej),
- ryzyko za brak rejestracji lub błędne dane: kara do 1 000 000 zł.
Zgłoszenia i regulacje branżowe
- zgłoszenia do odpowiednich instytucji, jeśli produkt tego wymaga (np. GIS, UDT, UOKiK).
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
Typowe pułapki początkujących importerów
- Brak weryfikacji dostawcy i wiara w zapewnienia z internetu.
- Nieuwzględnienie dodatkowych kosztów: cła, lokalnych opłat, certyfikacji, odprawy celnej.
- Brak znajomości warunków Incoterms i podpisywanie niekorzystnych umów.
- Zamówienia bez próbek – brak weryfikacji jakości.
- Próby samodzielnego działania bez znajomości procedur – skutkujące przestojami lub karami.
Błędy w dokumentacji i odprawie celnej
- brak kompletnej dokumentacji (np. faktury handlowej, listy pakunkowej, świadectwa pochodzenia),
- nieprawidłowo przypisany kod celny (HS/ISZTAR), który może skutkować wyższym cłem lub zatrzymaniem przesyłki,
- brak ważnych certyfikatów lub deklaracji zgodności (np. CE, LFGB, RoHS),
- niezgodność towaru z opisem – np. inna zawartość, błędne etykiety lub brak oznaczeń,
Najlepszym sposobem, by uniknąć tych błędów, jest współpraca z doświadczonym partnerem, który zna cały proces i potrafi przewidzieć potencjalne ryzyka zanim się pojawią.
Podsumowanie
Import z Chin – szansa i odpowiedzialność
- Niska cena to tylko początek – kluczowe są zgodność z przepisami, jakość i logistyka.
- Importer odpowiada za produkt przed urzędami i klientem końcowym.
Kiedy warto zlecić import profesjonalistom
- Gdy brakuje Ci doświadczenia, kontaktów lub znajomości procedur.
- Przy towarach z certyfikatami lub dużych zamówieniach.
- Kiedy zależy Ci na czasie i minimalizacji ryzyka.
Co warto zapamiętać przed pierwszym importem
- Zweryfikuj dostawcę, sprawdź dokumenty i certyfikaty.
- Oblicz pełny koszt: towar + cło + VAT + transport + usługi dodatkowe.
- Nie pomijaj formalności: EORI, BDO, odprawa celna.
