Import z Chin to ogromna szansa biznesowa, ale też realne ryzyko – w szczególności, jeśli nie zadbamy o właściwe zabezpieczenia na każdym etapie procesu. Wady produktów, fałszywe certyfikaty, opóźnienia w dostawie czy brak możliwości reklamacji mogą oznaczać duże straty finansowe i wizerunkowe. 

Weryfikacja chińskiego dostawcy – fundament bezpiecznego importu

Wybór dostawcy powinien się zacząć od jego weryfikacji. Współpracuj wyłącznie z legalnie działającymi firmami, nigdy z osobami prywatnymi. Poproś o pełne dane rejestrowe firmy, licencje eksportowe, certyfikaty zgodności produktów oraz referencje od innych importerów. Sprawdź obecność firmy w katalogach branżowych, opinie na forach i blogach, a także wiarygodność strony internetowej. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie audytu fabryki – samodzielnie lub przez wyspecjalizowaną agencję, co pozwala ocenić zaplecze produkcyjne, procedury jakościowe i poziom organizacji.

Pomocny może być również agent sourcingowy na miejscu, który z łatwością porozumie się z chińskim kontrahentem, przeprowadzi negocjacje i kontrolę jakości – dzięki temu zwiększysz szansę na znalezienie rzetelnych producentów i unikniesz barier językowych.

Precyzyjna specyfikacja i próbki przedprodukcyjne

Jednym z kluczowych elementów zabezpieczenia importu jest precyzyjna specyfikacja techniczna produktu. Najlepiej przygotować ją w formie rysunków technicznych, zdjęć wzorcowych oraz dokładnych opisów materiałów i wymiarów. Dzięki temu dostawca dokładnie wie, czego oczekujesz, a Ty masz punkt odniesienia w razie problemów. Próbki testowe (sample) pozwalają natomiast na realną ocenę jakości przed rozpoczęciem produkcji masowej.

Dostawca, który nie chce wysłać próbek lub żąda pełnej przedpłaty, może być sygnałem ostrzegawczym.

Kontrola jakości na każdym etapie

Profesjonalna kontrola jakości to jedno z najlepszych narzędzi ograniczania ryzyka. Do dyspozycji mamy różne typy inspekcji: 

• Audyt fabryki (Factory Audit): przed zleceniem produkcji sprawdza infrastrukturę, procesy i systemy jakości u dostawcy.
• Inspekcja w trakcie produkcji: sprawdzanie pierwszych partii (np. First Article Inspection), a następnie losowe kontrole w trakcie produkcji.
• Kontrola przed wysyłką (PSI): finalna weryfikacja gotowych produktów, opakowań i dokumentów.
• Nadzór załadunku (Container Loading Supervision): upewnia, że do kontenera trafiają właściwe towary w zadeklarowanej ilości.

Każdy z tych etapów pozwala wychwycić ewentualne nieprawidłowości i daje możliwość reakcji przed wysłaniem partii. Bez niezależnej kontroli ryzyko „quality fade” – czyli stopniowego obniżania standardów przez producenta – jest wysokie. Warto więc korzystać z wyspecjalizowanych firm kontrolnych, które dysponują check-listą i doświadczonym personelem. Koszt takiej usługi to zazwyczaj 200–300 USD dziennie, ale oszczędności w kontekście ewentualnych strat mogą być wielokrotnie wyższe.

Certyfikaty, testy i zgodność z normami UE

W przypadku wielu grup produktów – jak elektronika, zabawki czy kosmetyki – konieczne są certyfikaty zgodności takie jak CE, RoHS, REACH czy ISO. Niestety w niektórych sytuacjach chińscy dostawcy nie posiadają pełnej dokumentacji potwierdzającej zgodność z unijnymi normami. Z tego względu zaleca się przeprowadzenie niezależnych testów laboratoryjnych w Chinach lub Europie. Importer odpowiada za legalność i zgodność wprowadzanych towarów, dlatego warto upewnić się, że wszystkie dokumenty są zgodne i dotyczą dokładnie tej wersji produktu, którą zamawiasz.

Zadbaj o dokumenty i umowy 

Każda transakcja z Chin musi być prawidłowo udokumentowana. Do obowiązkowych dokumentów przewozowych należą: faktura handlowa (Commercial Invoice), lista pakunkowa (Packing List) oraz konosament (Bill of Lading) przy transporcie morskim lub odpowiednik (AWB) przy lotniczym. Na fakturze handlowej powinny znaleźć się szczegółowe dane towaru, jego ilość, cena jednostkowa, łączna wartość, Incoterms oraz pochodzenie.

Dobrze skonstruowana umowa handlowa powinna zawierać dokładny opis towaru (materiały, kolory, wymiary), warunki płatności i dostawy, klauzule dotyczące gwarancji, reklamacji i kar umownych oraz zapisy dotyczące obowiązkowych inspekcji jakości.

W przypadku większych zamówień warto korzystać z akredytywy dokumentowej (L/C), która wiąże wypłatę środków z dostarczeniem wymaganych dokumentów. Takie podejście chroni importera przed nieuczciwymi praktykami i pozwala w pełni kontrolować realizację zamówienia.

Formy płatności i ochrona finansowa

Najbezpieczniejsze formy płatności to przelew bankowy na firmowe konto, PayPal, Alibaba Trade Assurance oraz akredytywa. Unikaj przelewów na konta prywatne oraz płatności przez Western Union. Zaliczka nie powinna przekraczać 30%, natomiast pozostała część płatności powinna być dokonana po inspekcji i zaakceptowaniu towaru.

Dzięki takiemu podejściu znacząco zmniejszasz ryzyko utraty środków oraz zyskujesz większą kontrolę nad jakością zamawianych produktów.

Ubezpieczenie i transport

Najczęściej wybieranym środkiem transportu jest fracht morski (LCL lub FCL). Jest tańszy niż fracht lotniczy, jednak wymaga odpowiedniego przygotowania: solidnego opakowania, etykietowania oraz odpowiedniego zabezpieczenia. Współpraca z doświadczoną firmą spedycyjną znacznie ułatwia proces importu i pozwala uniknąć kosztownych błędów proceduralnych. Niezależnie od wartości przesyłki, należy zawsze rozważyć zakup ubezpieczenia cargo. Koszt ubezpieczenia wynosi średnio od 0,1 do 0,2% wartości ładunku. Pozwala to zabezpieczyć się przed stratami wynikającymi z uszkodzeń, zgubienia towaru lub nieprzewidzianych zdarzeń losowych.

Najczęstsze błędy importerów – czego unikać?

Wśród najczęściej popełnianych błędów wymienia się brak audytu dostawcy, nieprecyzyjną specyfikację, brak inspekcji przed wysyłką, pełną przedpłatę bez zabezpieczeń, brak weryfikacji certyfikatów oraz brak ubezpieczenia ładunku. Unikając tych błędów, można znacząco zwiększyć szanse na udany import.

Ostrożność to podstawa

Bezpieczny import z Chin to proces wymagający wiedzy, planowania i kontroli. Najważniejsze zasady to: zawsze weryfikuj dostawcę i dokumenty, przeprowadzaj kontrole jakości na każdym etapie, weryfikuj certyfikaty i zlecaj testy laboratoryjne, zabezpieczaj płatności i twórz szczegółowe umowy, a także ubezpieczaj ładunek i współpracuj z doświadczonymi spedytorami.

Importując z Chin w sposób odpowiedzialny i profesjonalny, znacząco zwiększasz szanse na sukces rynkowy i unikasz niepotrzebnych strat.

O Autorze

Dominik Jędrzejewicz – specjalista ds. handlu międzynarodowego i rynku audiowizualnego. Pracuje w firmie MyChinaPal, gdzie zajmuje się koordynacją procesu importu towarów, wspierając współpracę handlową między Europą a Chinami.

Równolegle działa w branży filmowej, pozyskując europejskich aktorów do chińskich produkcji filmowych. Ma w swoim portfolio pracę przy produkcji miniseriali dla Disney+ i Paramount+, a także przy filmach dokumentalnych dla Telewizji Polskiej. Łącząc wiedzę z zakresu handlu i produkcji audiowizualnej, skutecznie realizuje projekty na styku kultur i branż.