Import z Chin to ogromna szansa dla wielu firm, ale i konkretne wyzwanie. Jednym z najczęstszych problemów, na jakie natrafiają importerzy, są opóźnienia w dostawach. Potrafią one zaburzyć płynność działania firmy, wywołać niezadowolenie klientów, a nawet narazić przedsiębiorstwo na straty finansowe. 

Najczęstsze przyczyny opóźnień w dostawach

Jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień są problemy logistyczne, takie jak zatory w portach, ograniczona przepustowość terminali czy niedobór kontenerów. Sytuacje takie mogą wydłużyć czas dostawy nawet o kilka tygodni. 

Kolejnym powtarzającym się zjawiskiem są przerwy związane z świętami narodowymi w Chinach, przede wszystkim Chińskim Nowym Rokiem oraz tzw. Złotym Tygodniem. W tym czasie produkcja i logistyka w kraju praktycznie zamierają, a opóźnienia mają charakter masowy.

Nie bez znaczenia są również kwestie formalne. Błędy w dokumentach przewozowych czy celnych, takie jak brak faktury, listy pakunkowej lub niepoprawne kody HS, mogą skutkować zatrzymaniem przesyłki przez urząd celny. 

Równie poważnym problemem bywają zjawiska pogodowe – tajfuny, powodzie czy silne mgły potrafią unieruchomić porty i lotniska, wstrzymując ruch towarowy nawet na kilka dni. Do tego dochodzą sytuacje z zakresu geopolityki: wojny, sankcje czy nagłe zmiany przepisów celnych mogą diametralnie zmienić warunki dostaw.

Jak zapobiegać opóźnieniom?

Przede wszystkim warto inwestować czas w weryfikację dostawców. Rzetelny partner biznesowy to podstawa każdej udanej współpracy. Warto sprawdzać certyfikaty, referencje, a także jakie są aktualne moce produkcyjne i czy producent nie ma problemów z dostępnością surowców. Im więcej informacji zbierzesz, tym trafniej ocenisz, czy dostawca podoła zleceniu w założonym czasie 

Dobrą praktyką jest również utrzymywanie stałej komunikacji i bieżącego nadzoru nad produkcją. Regularne raporty, zdjęcia czy kontakt telefoniczny z fabryką – takie działania pozwalają wcześnie wychwycić ewentualne opóźnienia czy problemy i podjąć działania korygujące.

Istotne jest także realistyczne podejście do harmonogramu.Zawsze zakładaj margines bezpieczeństwa przy planowaniu dostaw. Nawet jeśli dostawca obiecuje produkcję w 30 dni, lepiej planować np. 40 dni Planowanie importu z zapasem czasowym, uwzględniającym nawet kilkanaście dodatkowych dni, może uchronić firmę przed przestojami. 

Nie uzależniaj się od jednego dostawcy ani jednej trasy transportu. Dywersyfikacja łańcucha dostaw zmniejsza ryzyko – współpraca z kilkoma dostawcami oznacza, że opóźnienie u jednego można zrekompensować przyspieszeniem dostaw od innego.

Dobór formy transportu

Jedną z kluczowych decyzji importera jest wybór rodzaju transportu – ma to bezpośredni wpływ na czas dostawy i ryzyko opóźnień. Każda metoda transportu z Chin ma swoją charakterystykę pod względem terminowości, kosztu i niezawodności:

• Transport morski (drogą morską): To najpopularniejsza forma transportu towarów z Chin ze względu na niską cenę za kontener, jednak jest też najwolniejsza. Przeciętny czas tranzytu statkiem z chińskiego portu do Polski wynosi około 35 – 45 dni. Zaletą frachtu morskiego jest możliwość przewozu bardzo dużych ilości towaru naraz i praktycznie brak ograniczeń gabarytowych. Wadą – długi czas i podatność na globalne zawirowania (strajki portowe, klęski żywiołowe, incydenty jak blokada kanału).
• Transport lotniczy: Najszybsza, a zarazem najdroższa opcja. Samolotem cargo przesyłki docierają z Chin do Europy w kilka dni – często od 3 do 7 dni od nadania do odbioru w Polsce Niezawodność transportu lotniczego jest wysoka – odwołania lotów cargo zdarzają się rzadko, a duża częstotliwość połączeń sprawia, że nawet przełożony lot nie powoduje wielotygodniowego opóźnienia (co najwyżej przesunięcie o 1- 2 dni). Z tego powodu fracht lotniczy to najlepszy wybór przy pilnych zamówieniach i drogich, lekkich towarach. Wadą są znacząco wyższe koszty – nawet kilkanaście razy drożej za kilogram ładunku niż drogą morską.
• Transport kolejowy: Rozwiązanie pośrednie między morzem a lotniczym pod względem czasu i kosztu. Pociągi towarowe jadące z Chin do Europy trasą przez Azję Centralną i Rosję docierają do Polski w około 14 -18 dni. Zaletą kolei jest dość duża terminowość i mniejsze wahania czasu dostawy niż w żegludze (pociągi są mniej narażone na pogodę). Wadą – ograniczona pojemność (mniej towaru na jeden skład niż na statek) oraz uzależnienie od sytuacji politycznej na trasie.

Nowoczesne technologie w zarządzaniu dostawami

W 2025 roku nowinki technologiczne odgrywają coraz większą rolę w usprawnianiu transportu towarów z Chin. Automatyzacja i cyfryzacja procesów logistycznych pozwalają na szybsze i dokładniejsze zarządzanie łańcuchami dostaw. 

• Śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym (Real-Time Tracking): Dzięki urządzeniom IoT (Internet of Things) możliwe jest monitorowanie lokalizacji i stanu ładunków na bieżąco. Czujniki GPS zamontowane w kontenerach lub paletach przekazują ciągłe aktualizacje o położeniu i warunkach transportu, co pozwala firmom przewidywać potencjalne opóźnienia i reagować z wyprzedzeniem.
• Zaawansowane systemy informatyczne i AI: Operatorzy logistyczni wdrażają platformy do zarządzania transportem (TMS) wykorzystujące sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe. Systemy te potrafią dynamicznie optymalizować trasy dostaw, uwzględniając aktualne dane o pogodzie, ruchu w portach, a nawet prognozy popytu. AI pomaga też lepiej planować załadunek i rozkład w kontenerach, aby maksymalnie wykorzystać przestrzeń i unikać opóźnień przy przeładunkach.
• Blockchain i cyfrowe platformy wymiany danych: Technologia blockchain znajduje zastosowanie w śledzeniu pochodzenia towarów oraz przyspieszaniu obiegu dokumentów handlowych. Platformy takie jak TradeLens (stworzona przez Maersk i IBM) umożliwiają cyfrową wymianę dokumentów transportowych i celnych, co redukuje biurokrację i błędy, a także przyspiesza odprawy
• Internet Rzeczy w pojazdach i infrastrukturze: Poza śledzeniem samego towaru, IoT usprawnia zarządzanie flotą. Ciężarówki i kontenery mogą być wyposażone w sensory monitorujące stan techniczny – umożliwia to predictive maintenance, czyli predykcyjne utrzymanie ruchu.

 

Rola agentów zakupowych

Agenci zakupowi w Chinach stanowią istotne wsparcie dla importerów, szczególnie dla firm realizujących mniejsze lub nieregularne zamówienia. Dzięki swojej znajomości lokalnego rynku oraz bezpośrednim kontaktom z producentami, mogą znacznie usprawnić proces wyszukiwania rzetelnych dostawców i negocjowania warunków handlowych. Ich doświadczenie ułatwia również konsolidację zamówień od różnych producentów, co pozwala ograniczyć koszty transportu i zminimalizować liczbę przesyłek.

Dodatkowo, agenci zakupowi mogą przejąć na siebie obowiązki związane z kontrolą jakości – zarówno poprzez organizację inspekcji przedwysyłkowych, jak i bieżący nadzór nad procesem produkcji. Dzięki temu importerzy zyskują większą pewność co do zgodności towarów z zamówieniem.

Warto jednak mieć na uwadze także pewne ograniczenia. Korzystanie z usług agentów wiąże się z dodatkowymi kosztami, najczęściej w postaci prowizji lub marży. Współpraca z pośrednikiem może również oznaczać ograniczoną kontrolę nad bezpośrednią relacją z producentem, a w przypadku sporów – mniejszą możliwość wyegzekwowania odpowiedzialności prawnej

Wpływ geopolityki na import

Wpływ na terminowość dostaw ma również sytuacja geopolityczna. Konflikty zbrojne, zmiany regulacyne i polityka celna – wszystko to może wpływać na wydłużenie czasu transportu lub konieczność zmiany trasy przewozu. Dlatego tak ważne jest monitorowanie aktualnych wydarzeń i gotowość do dostosowania strategii importowej.

Minimalizowanie skutków opóźnień

Mimo najlepszych starań, całkowite wyeliminowanie opóźnień bywa niemożliwe – zwłaszcza przy tak długim łańcuchu dostaw. Ważne jest zatem, by być przygotowanym na sytuację, gdy dostawa z Chin się spóźnia, i umieć zminimalizować negatywne konsekwencje. 

Jeśli opóźnienie dotyczy towarów przeznaczonych dla klientów (czy to odbiorców B2B, czy konsumentów), kluczowa jest transparentność. Zamiast chować głowę w piasek, warto wcześnie poinformować klientów o możliwym opóźnieniu i wyjaśnić przyczyny. Gdy wiesz już o opóźnieniu, poszukaj sposobów na skrócenie dalszego czasu oczekiwania. Na przykład, jeśli utknął kontener z ważnym komponentem, rozważ wysłanie partii lotniczej z brakującym towarem, by przynajmniej częściowo uzupełnić braki magazynowe. Jeśli natomiast opóźnienie wynika z problemów u chińskiego dostawcy, rozmawiaj z nim o możliwych rozwiązaniach. Czasem da się ustalić, aby Twoje opóźnione zamówienie zostało potraktowane priorytetowo przy najbliższej partii produkcji lub żeby producent zgodził się wysłać towar w dwóch transzach. Wreszcie upewnij się, że gdy opóźniona przesyłka już dotrze do kraju, nic dodatkowo nie zatrzyma jej na granicy. Profesjonalny agent celny może zadbać o sprawne przeprowadzenie odprawy – w trybie uproszczonym czy wstępnym, jeśli towar na to pozwala.

Kluczowe działania w przypadku opóźnień

Opóźnienia w dostawach z Chin są wyzwaniem, ale dzięki odpowiednim działaniom można je w dużej mierze przewidzieć i zminimalizować. Kluczem jest proaktywne zarządzanie łańcuchem dostaw: od świadomego wyboru dostawców i form transportu, przez planowanie z uwzględnieniem ryzyk (świątecznych, logistycznych, politycznych), aż po wykorzystanie technologii zwiększających przejrzystość i szybkość reakcji. Importerzy, którzy wdrożą opisane powyżej strategie – od inspekcji przedwysyłkowej i kontroli jakości, przez dywersyfikację tras transportu, po solidne umowy i bufory czasowe – mogą znacząco ograniczyć skalę opóźnień lub wręcz ich uniknąć.

O Autorze

Dominik Jędrzejewicz – specjalista ds. handlu międzynarodowego i rynku audiowizualnego. Pracuje w firmie MyChinaPal, gdzie zajmuje się koordynacją procesu importu towarów, wspierając współpracę handlową między Europą a Chinami.

Równolegle działa w branży filmowej, pozyskując europejskich aktorów do chińskich produkcji filmowych. Ma w swoim portfolio pracę przy produkcji miniseriali dla Disney+ i Paramount+, a także przy filmach dokumentalnych dla Telewizji Polskiej. Łącząc wiedzę z zakresu handlu i produkcji audiowizualnej, skutecznie realizuje projekty na styku kultur i branż.