Inspekcja przedwysyłkowa (ang. Pre-Shipment Inspection, PSI) to końcowa kontrola jakości towaru przed jego wysyłką do klienta. Przeprowadza się ją pod koniec produkcji (gdy co najmniej ~80% partii jest ukończone i spakowane) – dzięki temu można sprawdzić jakość i zgodność produktów z zamówieniem zanim opuszczą fabrykę. PSI jest ważnym elementem zarządzania łańcuchem dostaw i uważana jest za skuteczną metodę weryfikacji towaru.

Podczas takiej inspekcji niezależny inspektor losowo wybiera próbkę produktów i szczegółowo je sprawdza pod kątem różnych kryteriów. Zakres kontroli obejmuje m.in.:

• Ilość i wymiary – potwierdzenie, że wyprodukowano prawidłową liczbę sztuk o wymaganych wymiarach i wadze.
• Jakość wizualna – ocena wyglądu zewnętrznego, wykończenia oraz wykrycie ewentualnych defektów (zarysowań, uszkodzeń itp.).
• Zgodność ze specyfikacją – sprawdzenie kluczowych parametrów technicznych produktu (materiałów, funkcji, kolorystyki, działania) na wybranych próbkach poprzez testy funkcjonalne.
• Bezpieczeństwo i normy – weryfikacja, czy produkt spełnia wymagane normy (np. CE) i czy nie stwarza zagrożenia dla użytkownika.
• Opakowanie i oznakowanie – kontrola, czy towary są prawidłowo zapakowane i opisane (etykiety, instrukcje, symbole ostrzegawcze) zgodnie z ustaleniami.

Inspekcja przebiega według międzynarodowego standardu AQL (Acceptable Quality Limit) – losowo pobrana próbka jest oceniana statystycznie pod kątem dopuszczalnej liczby wad. Jeżeli liczba wykrytych defektów przekracza ustalony limit AQL, cała partia zostaje uznana za niezgodną (niezalicza kontroli). Wyniki inspekcji są dokumentowane w szczegółowym raporcie zawierającym zdjęcia usterek i rekomendację (pozytywną lub negatywną). Na tej podstawie importer decyduje, czy zaakceptować partię do wysyłki, czy zażądać od dostawcy poprawek przed wysyłką.

Jakie są korzyści z inspekcji przedwysyłkowej?

Zlecenie niezależnej kontroli przed wysyłką znacząco zmniejsza ryzyko importera. Główne korzyści to:

• Uniknięcie wadliwego towaru i reklamacji: Inspekcja pozwala wykryć wady fabryczne zanim produkt opuści kraj pochodzenia, co oszczędza kosztów zwrotów, wymian i utraty reputacji
• Pewność zgodności z zamówieniem: Kontrola potwierdza, że otrzymamy dokładnie to, co zostało zamówione – pod względem jakości wykonania, kompletności, ilości i nawet poprawnego pakowania.
• Zgodność z normami bezpieczeństwa: Inspektor może przeprowadzić testy działania i bezpieczeństwa, upewniając się, że produkt spełnia wymagane normy (np. elektryczne, zabawkowe) i nie narazi importera na problemy prawne.
• Mniejsze ryzyko finansowe: Raport z inspekcji daje importerowi spokój ducha, że płaci za towar zgodny z umową. To szczególnie ważne przy przedpłatach lub akredytywach – certyfikat pozytywnej inspekcji bywa warunkiem wypłaty środków dostawcy

Koszt inspekcji jest stosunkowo niewielki w porównaniu z potencjalnymi stratami. Dlatego wielu doświadczonych importerów traktuje inspekcję przedwysyłkową jako standardową część procesu importu.

Kiedy warto zlecić inspekcję przedwysyłkową?

Warto rozważyć PSI przy każdym imporcie spoza UE, a szczególnie w sytuacjach takich jak:

• Nowy dostawca: Gdy nie znamy wiarygodności producenta – inspekcja zweryfikuje jakość pierwszej dostawy.
• Historia problemów: Jeśli wcześniej zdarzały się wady od danego dostawcy, każdą kolejną partię lepiej sprawdzić przed wysyłką.
• Produkty złożone lub krytyczne: Dla elektroniki, maszyn, wyrobów medycznych itp. – drobna usterka może mieć poważne skutki, więc kontrola jest wskazana.
• Duże lub kosztowne zamówienie: Im większa wartość lub wolumen dostawy, tym więcej można stracić na ewentualnej wadzie – inspekcja to ułamek tych kosztów.
• Wymogi certyfikacyjne: Gdy towar musi spełniać określone normy (CE, RoHS itp.) – inspektor sprawdzi obecność wymaganych oznaczeń i dokumentów przed wysyłką.

Najlepiej zorganizować inspekcję po zakończeniu produkcji, na 7–14 dni przed wysyłką. Daje to czas na ewentualne poprawki, jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości. Unikamy w ten sposób opóźnień transportu – problemy są rozwiązywane jeszcze w fabryce.

Jak przebiega inspekcja przedwysyłkowa?

Procedura PSI składa się z kilku etapów:

1. Planowanie inspekcji: Importer przekazuje firmie kontrolnej informacje o zamówieniu (specyfikację produktu, ilości, termin). Ustalany jest plan kontroli (zakres, poziom AQL) i rezerwowany inspektor.
2. Wizyta inspektora: Inspektor przybywa do fabryki i potwierdza, że cała partia jest gotowa (produkcja ukończona, min. ~80% towaru zapakowane).
3. Losowe próbkowanie: Z partii towaru losowo wybierana jest próbka do kontroli zgodnie z tabelami AQL.
4. Kontrola produktów: Inspektor sprawdza wylosowane produkty – ocenia jakość wykonania, wymiary, działanie, zgodność ze specyfikacją i kompletność akcesoriów. Wykonywane są testy funkcjonalne i pomiary według wymagań klienta.
5. Kontrola opakowań: Sprawdzane są kartony zbiorcze, etykiety i oznaczenia transportowe. (Opcjonalnie inspektor nadzoruje załadunek do kontenera, jeśli klient tego wymaga).
6. Raport z inspekcji: Po kontroli inspektor sporządza raport ze zdjęciami i listą wykrytych wad. Określa, czy partia zalicza kontrolę (wady mieszczą się w limicie AQL) czy nie.
7. Decyzja importera: Na podstawie raportu importer akceptuje towar do wysyłki lub żąda od dostawcy naprawy/wybrakowania wadliwych sztuk przed wysyłką i ewentualnej ponownej kontroli.

Cała inspekcja typowo trwa 1 dzień. Profesjonalny inspektor jest w stanie skontrolować standardową partię w ciągu 8 godzin pracy, a raport jest gotowy w ciągu następnych 24 godzin.

Jak długo trwa inspekcja przedwysyłkowa?

Zwykle jeden dzień roboczy (ok. 8 godzin) wystarcza na przeprowadzenie pełnej inspekcji przedwysyłkowej standardowej partii towaru. Jeśli zamówienie jest wyjątkowo duże lub wymaga czasochłonnych testów, kontrola może zająć 2 dni (albo być prowadzona równolegle przez kilku inspektorów). W praktyce większość inspekcji zamyka się w 1 dniu, co pozwala szybko uzyskać wyniki i nie opóźniać wysyłki. Raport z kontroli jest zwykle dostępny następnego dnia roboczego po inspekcji.

Kto wykonuje inspekcję przedwysyłkową?

PSI zlecana jest zwykle zewnętrznym wyspecjalizowanym firmom oferującym usługi kontroli jakości. Jednak w przypadku MyChinaPal inspekcja przedwysyłkowa jest realizowana wewnętrznie, dzięki obecności oddzielnej spółki operacyjnej w Chinach, zatrudniającej lokalnych, doświadczonych pracowników.

To pozwala na szybkie, elastyczne i bezpośrednie przeprowadzanie inspekcji w fabrykach – bez konieczności angażowania zewnętrznych podwykonawców. Co więcej, nasi inspektorzy często łączą się z klientem na rozmowie wideo, aby pokazać stan towaru w czasie rzeczywistym i wspólnie ocenić jakość produktów jeszcze przed ich załadunkiem.

Warto podkreślić, że koszt inspekcji w fabryce jest wliczony w usługę kompleksowej obsługi zamówienia MyChinaPal, co eliminuje konieczność ponoszenia dodatkowych opłat i zapewnia pełną przejrzystość całego procesu.

Jakie dokumenty są potrzebne do inspekcji przedwysyłkowej?

Przed inspekcją importer dostarcza firmie kontrolnej kluczowe informacje o zamówieniu. Niezbędna jest specyfikacja produktu (opis wymagań jakościowych, wymiary, tolerancje, materiały itp.) oraz kopia zamówienia lub kontraktu z dostawcą, aby inspektor znał oczekiwaną ilość i asortyment. Pomocny jest również packing list (lista pakunkowa z liczbą kartonów i sztuk), co umożliwia weryfikację ilości podczas kontroli. Jeśli produkt wymaga określonych certyfikatów lub norm, warto przekazać kopie dokumentów (np. certyfikat CE, raporty z testów), by inspektor mógł porównać je z towarem.

Po inspekcji wystawiany jest raport z kontroli podsumowujący wyniki. Raport ten służy importerowi jako dowód jakości partii i podstawę do decyzji o odbiorze towaru. W przypadku krajów, które wymagają obowiązkowej inspekcji, potrzebny może być dodatkowo oficjalny certyfikat zgodności (Pre-Shipment Inspection Certificate) wydany przez uprawnioną jednostkę – jest on niezbędny do odprawy celnej w tych krajach. W standardowym imporcie do UE/Polski taki certyfikat nie jest wymagany prawem (wystarcza wewnętrzny raport dla własnej kontroli).

Czy inspekcja przedwysyłkowa jest obowiązkowa?

Nie – w większości krajów (w tym w Polsce/UE i USA) inspekcje przedwysyłkowe nie są narzucone przepisami. Jest to dobrowolna czynność wykonywana dla własnego bezpieczeństwa transakcji. Brak obowiązku prawnego nie oznacza jednak, że można z niej rezygnować bez konsekwencji – importer ryzykuje wtedy otrzymanie partii wadliwego towaru. W praktyce wielu importerów i tak standardowo zleca inspekcje, traktując je jako element dobrej praktyki handlowej.

Wyjątkiem są sytuacje, gdy kraj docelowy importu wprowadził własny program obowiązkowych kontroli. Jeśli wysyłamy towar do takiego państwa, inspekcja przedwysyłkowa staje się wymagana – bez certyfikatu zgodności towar nie zostanie dopuszczony przez tamtejsze służby celne. Dotyczy to głównie części państw afrykańskich, bliskowschodnich i azjatyckich (szczegóły poniżej).

W jakich krajach inspekcja przedwysyłkowa jest wymagana?

Lista krajów objętych obowiązkowymi inspekcjami przedwysyłkowymi obejmuje kilkadziesiąt pozycji. Należą do nich m.in. Algieria, Arabia Saudyjska, Egipt, Nigeria, Ghana, Kenia, Tanzania, Uganda, Kuwejt i inne państwa Afryki oraz Bliskiego Wschodu. W krajach tych import określonych towarów wymaga uzyskania Certificate of Conformity od akredytowanej firmy inspekcyjnej przed wysyłką. Brak takiego certyfikatu skutkuje zatrzymaniem towaru na granicy.

Natomiast Unia Europejska, Stany Zjednoczone i wiele innych krajów rozwiniętych nie wymagają posiadania certyfikatów z inspekcji przedwysyłkowej – to importer decyduje, czy je przeprowadzić. Odpowiedzialność za zgodność produktu z wymogami spoczywa na importerze, ale to od niego zależy, czy skorzysta z narzędzia, jakim jest niezależna kontrola przed wysyłką.

Czym różni się inspekcja przedwysyłkowa od kontroli jakości?

Kontrola jakości (Quality Control, QC) to ogół procesów i procedur, które mają zapewnić, że produkt spełnia wymagania – obejmuje to działania na wszystkich etapach produkcji (kontrola surowców, nadzór produkcji, testowanie próbek, audyty w fabryce, itp.). Inspekcja przedwysyłkowa jest natomiast jednym z narzędzi QC – konkretną inspekcją końcową partii produktów przed wysyłką.

Inaczej mówiąc, kontrola jakości to ciągły proces (zazwyczaj po stronie producenta) ukierunkowany na prewencję wad, a inspekcja przedwysyłkowa to jednorazowa weryfikacja partii (inicjowana przez kupującego) mająca na celu wykrycie ewentualnych wad przed wysyłką. Jak stwierdza norma ISO 9000, QC to „część zarządzania jakością skoncentrowana na spełnieniu wymagań jakościowych”, czyli obejmuje wszelkie działania weryfikacyjne – inspekcje przedwysyłkowe stanowią zatem fragment systemu QC, ale go nie zastępują.

W praktyce producent powinien prowadzić własną kontrolę jakości w trakcie wytwarzania, a odpowiedzialny importer dodatkowo zleca niezależną inspekcję przedwysyłkową, aby potwierdzić, że gotowy produkt faktycznie spełnia jego oczekiwania. Oba podejścia się uzupełniają i razem zapewniają najwyższe prawdopodobieństwo otrzymania towaru bez nieprzyjemnych niespodzianek.

 

O autorze
Jacek Starzyński – współzałożyciel firmy MyChinaPal, ekspert w dziedzinie importu z Chin i zarządzania łańcuchem dostaw. Od lat zajmuje się praktyczną realizacją zamówień – od wyszukiwania i weryfikacji producentów, przez negocjacje warunków handlowych, nadzór nad produkcją i kontrolą jakości, aż po organizację transportu, odprawy celnej i dostawy do klienta. Koordynował dziesiątki projektów importowych, w tym złożonych technicznie, wymagających dokumentacji zgodnej z normami unijnymi.

Równolegle studiuje medycynę na Śląskim Uniwersytecie Medycznym, co pozwala mu łączyć wiedzę branżową z potrzebami sektora ochrony zdrowia. Wspiera placówki medyczne i firmy w pozyskiwaniu nowoczesnego sprzętu z Chin, dbając o jakość, bezpieczeństwo i zgodność formalną. Znany z rzetelności, skrupulatności i znajomości chińskich realiów biznesowych.